5 tipů, jak napsat e-mail, který funguje

Aktuální světové průzkumy hovoří o tom, že více než 30 % své pracovní doby věnujeme e-mailům, a že je běžné obdržet jich denně i přes 100. Velkou část z nich samozřejmě tvoří různé Newslettery a obchodní nabídky.

Ve stejné nebo velmi podobné situaci bude většina Vašich potenciálních klientů, resp. osob, které svým e-mailem chcete zaujmout Vy. Jak tedy na to, aby právě Váš mail neskončil ve spamu, v koši, nebo jednoduše ignorovaný?

Svým e-mailem musíte zaujmout na první pohled, jinak zapadne mezi ostatní. Zdroj: pixabay.com

Letos nás čeká ještě jedna dost podstatná změna. 25. 5. 2018 totiž vstoupí v účinnost nové nařízení Evropské unie, nazvané GDPR (General Data Protection Regulation). Chce zvýšit úroveň ochrany osobních údajů občanů EU. Ti se budou moci účinněji bránit například proti kupčení s marketingovými kontakty.

V praxi to znamená, že každý, kdo vlastní e-mailovou databázi, bude své kontakty muset opětovně zažádat o jejich svolení s údajem dále nakládat. A nemusí ho dostat, stejně jako od nového e-mailového kontaktu výslovný souhlas s jeho užíváním.

Předpokládejme, že máte databázi takových kontaktů, které i podle nové legislativy souhlasí s tím, abyste jim e-mail se svým sdělením poslala. Vyhráno ale máte teprve napůl. Teď půjde o to, aby si dotyčný Váš e-mail vůbec přečetl.

Jak zařídit, aby si právě Váš e-mail příjemce přečetl? Zdroj: pixabay.com

Jak na to?

Připravila jsem pro Vás 5 tipů, které Vám pomohou výrazně zvýšit šanci na úspěch:

1) MĚJTE JASNÝ CÍL

Nejprve si položte otázky typu: Co si od toho slibuji? Proč daný e-mail vlastně posílám? Co je jeho účelem? O co přesně mi jde? Jak poznám, že byl úspěšný? Jakou reakci očekávám od příjemce?

Pokud nebudete mít jasno Vy, nebude ho mít ani adresát. Samozřejmě můžete svůj skutečný cíl marketingově zaobalit tak, že na první pohled bude vyvolávat jiný dojem. Vy si ale musíte být dobře vědoma důvodu, proč právě teď s dotyčným komunikujete.

Co nejpřesněji si to zformulujte. Zapište si bodově všechna důležitá sdělení a součásti, které musí Váš e-mail obsahovat, abyste nic neopomněla.

• pozdrav
• oslovení
• hlavní sdělení
• další důležité informace a detaily (termíny, odkazy, požadované kroky…)
• podpis včetně všech důležitých kontaktů

Sepište si to důležité a pak dodržte: nic víc, nic míň. Zdroj: pixabay.com

2) ZVOLTE VHODNÝ PŘEDMĚT

Předmět je třeba vyplnit vždy. Jeho absence zvyšuje pravděpodobnost ignorování či přehlédnutí e-mailu, navíc spamové filtry takové zprávy často z doručených rovnou vyřadí.

Samy na sobě jste si jistě mnohokrát ověřily, že právě předmět je to, co rozhoduje o Vaší ochotě zprávu otevřít a text si přečíst. Jaký by tedy měl být, aby adresáta upoutal?

Doporučuje se, aby splňoval alespoň některý z následujících přívlastků:

• originální
• vtipný
• provokativní
• zajímavý
• urgentní

Nesnažte se však jako tahák použít něco, co sice skutečně upoutá a příjemce zprávy přiměje k jejímu přečtení, ale nakonec vyvolá zklamání, protože zde chybí souvislost. Předmět musí dávat pravdivý příslib toho, co je obsahem zprávy.

S chytrým předěmtem Váš e-mail nezapadne. Zdroj: pixabay.com

3) JDĚTE NA OBSAH CHYTŘE

Vezměte si k ruce seznam bodů, které má zpráva obsahovat, a samotný text vytvořte přesně podle nich. Snažte se o maximální stručnost a srozumitelnost.

Můžete být originální, vtipné i kreativní, ale vyhněte se přílišné upovídanosti. Důležité sdělení se v delším textu ztratí a zvýší se pravděpodobnost, že příjemce e-mail nedočte do konce a vy mu tak svou informaci nepředáte. Ideální rozsah e-mailu je takový, aby jeho příjemce ideálně při čtení nemusel rolovat myší a měl tak před sebou v jeden moment celý jeho obsah.

Dbejte na optické rozdělení textu – je-li to vhodné, použijte odrážky, rozhodně však nezapomeňte na odstavce. Vyhněte se složitým souvětím, krátké věty jsou údernější a účinnější.

Má-li být e-mail prodejní, nezapomeňte na viditelná čísla a termíny (např. dokdy platí daná akce). Uvádějte jasné a srozumitelné informace a nebojte být razantní – buďte sebevědomé, ale ne podbízivé.

Použijete-li obrázky, mějte na paměti, že mnoho adresátů má automaticky jejich zobrazování vypnuto. Text by tedy měl být natolik poutavý, aby je přiměl si obrázky zapnout, nebo rovnou kliknout na vložený odkaz, kde se dozví více.

Myslete na to, že někteří příjemci si e-mail přečtou na mobilu. Šetřete jejich data. Zdroj: pixabay.com

4) SROZUMITELNĚ SDĚLTE DALŠÍ KROK

Příjemce dočetl zprávu až do konce. A co teď? V žádném případě si nesmí tuto otázku pokládat on!

Součástí těla e-mailu musí být zcela jasně pojmenovaná výzva, předaná instrukce, jaká akce má být jeho výsledkem.

Můžete ji v textu zopakovat vícekrát, rozhodně však nesmí chybět na samotném konci, tak aby pozornost adresáta nebyla mezitím odvedena někam jinam. Jakmile Váš e-mail dočte, musí si být jednoznačně vědom toho, co má udělat.

Jednou větou mu v závěru svého e-mailu sdělte například:  Navštivte následující odkaz a nakupte výhodně právě dnes!

Nedávejte mu příliš času na rozmyšlenou – chtějte od něj reakci, dokud Vám „nevychladne“.

Jasně sdělte příjemci, co má udělat. Zdroj: pixabay.com

5) DODRŽUJTE ČASEM PROVĚŘENÁ PRAVIDLA

• Výzkumy řeší také nejvhodnější dobu pro odeslání e-mailu. Nejvyšší šance na přečtení totiž má během první hodiny. Ideální čas pro odeslání prodejního mailu tak je mezi 8. a 12. hodinou odpoledne a poté po 18. hodině, kdy si lidé došlou poštu kontrolují před svým večerním programem.
• Jediné místo, kde je vhodné použít kapitálky, tedy jedno nebo více slov velkými písmeny, je předmět zprávy. Na rozdíl od samotného těla e-mailu, kde se takové zvýrazňování slov nedoporučuje. Bývá totiž vnímáno, jako byste na adresáta křičela.
• Celou zprávu si po sobě důkladně zkontrolujte a využijte automatické kontroly pravopisu. Překlepy či dokonce gramatické chyby dokážou spoustu zákazníků od dalšího čtení odradit. K Vaší akční výzvě tak opět nemusí vůbec dojít.
• Neposílejte příliš velké přílohy. Cokoli přesahuje 500 kB, může už být vnímáno negativně. Myslete na to, že si lidé často e-maily stahují do mobilních zařízení, v nichž platí za objem stahovaných dat.

Věřím, že při dodržování těchto tipů budete se svými e-mailovými kontakty komunikovat snadno a úspěšně. A já se budu těšit zase u příštího článku.

Vaše Alexandra