Projektové řízení aneb Mějte všechno pod kontrolou

Moje první projekty byly naprostá katastrofa! Nevěděla jsem, co dělat dřív, jaký by měl být správný první krok, ani jak se nezbláznit z představy, že mám najednou před sebou sto úkolů, které je třeba udělat, a já zamrznu na místě a nedokážu se hnout.

Řídit efektivně projekt může být složitější, než si myslíte. Že je to pouze o získání zadání a rozdělení úkolů mezi jednotlivé členy týmu? Kdepak! Možná to stačí u výkopových prací, ale ne u marketingu, programování, řízení lidských zdrojů, HR a spousty dalších náročných oborů.

V řízení projektu musí mít člověk především řád. Zdroj www.pixabay.com.

Máte-li tedy na starosti nový projekt, je třeba si především nastavit správný postup a popsat jednotlivé kroky. Pojďme se společně podívat, na co byste neměla zapomenout.

1) Analýza projektu

Ze všeho nejdůležitější je na začátku si správně rozebrat a popsat, v čem projekt spočívá. Čím více času věnujete na začátku podrobné analýze toho, co se má stát, tím méně prostoru pro chyby či nejasnosti později vznikne.

Je vhodné si jednotlivé body sepsat. Například si představte, že máte před sebou projekt vytvoření svých webových stránek. Položte si několik důležitých otázek a rovnou se pokuste na ně co nejlépe odpovědět.

a) typ projektu
vytvoření webové prezentace

b) co potřebuji
připravit a spustit pro svůj produkt či službu webové stránky, které budou zároveň moderní, uživatelsky přívětivé a budou odpovídat všem požadavkům na funkčnost

c) kolik to bude stát a kolik na to mám peněz
předpoklad cca 20 000 Kč, mám k dispozici 25 000 Kč

d) jak dlouho to bude trvat
max. 2 měsíce

e) jaká jsou rizika
tvůrce stránky nedodá v termínu, případně nebudou splňovat všechny funkce, návštěvnost a zájem o mé služby či produkty bude malá…

f) jaký je plán B
nechat si předem vytvořit návrhy webových stránek od více tvůrců a při nespokojenosti s jedním mít v záloze již zpracované řešení od konkurence

g) kdo budou účastníci projektu
já jako zadavatel, v první fázi návrhů 3 – 4 tvůrci webu, později jeden vybraný

h) na co nesmím zapomenout
poslat návrhy a později i zkušební verzi několika svým přátelům a zeptat se jich, jak se jim líbí, případně co v nich postrádají, a jejich názory či kritiku nechat do webové prezentace zapracovat

ch) konec projektu
po nasazení stránek nejprve testovat jejich funkčnost, nechat odstranit případné nedostatky a teprve až po několikadenním bezchybném provozu uhradit dodavateli práci

2) Cíle projektu

Mějte jasné cíle. Zdroj: www.pixabay.com

Abyste mohla projekt prohlásit za úspěšně ukončený, musí být předem jasné, jaké cíle má plnit. Pokud je to jen trochu možné, snažte se, aby cíle byly měřitelné – tak se lépe vyhodnocují.

Například u těch webových stránek můžete měřit:

• návštěvnost webu
• počet vracejících se návštěvníků
• čas, který na Vašich stránkách stráví
• počet uskutečněných prodejů z Vašeho webu
• počet komentářů či kontaktních e-mailových adres, které Vám návštěvníci webu zanechají

Víte-li, jakých cílů potřebujete dosáhnout, zavažte dodavatele jejich splněním. Bude-li například dodavatel webové prezentace vědět, že musí minimálně 20 % Vašich návštěvníků na sebe zanechat kontakt, už je pak na něm, aby k tomu stránky vhodně vybízely.

I mně se mnohokrát stalo, že jsem externího dodavatele vybrala špatně. Například právě u webových stránek jsem v minulosti sáhla vedle. A výsledek? Vysoká cena, špatná kvalita. Web byl opravdu hrozný. Obrátila jsem se tedy na jiného dodavatele, který sice nebyl o moc levnější, ale šlo o doporučenou firmu s velmi dobrým jménem. Podrobně se mnou dopředu probrali cíle, které od svých stránek očekávám, a ve výsledku jsem pak byla nadmíru spokojená. Nevíte-li sama, co chcete, nebude to vědět ani dodavatel.

Čísla vám pomohou vyhodnotit výsledek. Zdroj: www.pixabay.com

3) Finance projektu

Určete si také předem, kolik finančních prostředků máte na daný projekt k dispozici a jakou částku nehodláte překročit. Nechte si připravit nezávazné návrhy včetně kalkulací a zvolte ty, které se jeví jako efektivní a výhodné. Nemusí to vždy znamenat nejlevnější.

Uvedu jednoduchý příklad:

• dodavatel A slibuje stránky dodat za 3 týdny v ceně 15 tisíc, podle šablony, která neumožňuje některé funkce, které požadujete, a bez závazku splnění Vašich cílů
• dodavatel B nabízí řešení na míru za 6 týdnů a 22 tisíc, včetně garantovaného splnění Vašich cílů

Co byste si vybrala? Máte přece v rozpočtu 25 tisíc, čili druhé řešení jej nepřekročí a přesto splní to, co od stránek potřebujete. Kývnete-li na spolupráci prvnímu dodavateli, věřte, že se brzy ocitnete v patové situaci, kdy web nebude vyhovovat Vašim potřebám a budete jeho podobu řešit znovu. Ve výsledku se tak výběr levného tvůrce výrazně prodraží.

4) Rizika projektu

Při analýze projektu už jste na ně narazila, teď si je ovšem přesně a podrobněji definujte. Ve které fázi mohou nastat, jak je poznáte a jaké bude v danou chvíli řešení? Jak se těmto rizikům dá předejít?

Mějte přehled o tom, jaká jsou rizika, a uvolněte se. Zdroj www.pixabay.com

Jaká že byla rizika, která jste si na začátku našeho vzorového projektu uvědomovala?

• Tvůrce nedodá weby včas? Toto si jednoduše předem ošetřete smluvně. Za každý den v prodlení dodání se sníží cena díla – v zájmu dodavatele pak bude, aby svou práci stihl.
• Stránky neplní všechny požadované funkce? I toto jste si přece předem řádně promyslela, a proto je v odsouhlaseném zadání obsažena i podrobná funkčnost Dokud tedy vše nefunguje tak, jak má, vy nic neplatíte.
• Návštěvnost či zájem o produkt jsou nízké? Jsou-li pro Vás tato čísla stěžejní, pak jste je jistě zadala do cílů projektu a dodavatele vybrala tak, aby se zavázal k jejich splnění, že?

Právě proto je tak důležité si uvědomit a popsat, co přesně očekáváte. Snadno Vám tak sama vyplynou případná rizika a Vy je můžete předem eliminovat.

5) Smlouvy k projektu

Pojmenovala jste si vše potřebné a našla dodavatele, který je připraven Vaše požadavky a cíle splnit? Výborně! Hoďte to na papír!

Bez ohledu na to, jestli Vám stránky slíbil udělat manžel Vaší kamarádky, co je psáno, to je dáno! Vyhnete se pozdějším dohadům, kdo co jak myslel, nebo kdo si na co nevzpomíná.

Vše, co je pro Vás k úspěšnému zvládnutí projektu důležité, sepište. Počítejte s tím, že dodavatel bude samozřejmě mít své podmínky (např. na včasné dodání podkladů a potřebnou součinnost od Vás), aby se mohl ke splnění smlouvy zavázat.

Pokud byste si s čímkoliv při tvorbě smlouvy nevěděla rady, neváhejte se obrátit na mne. Ráda Vám pomohu.

6) Závěr a vyhodnocení projektu

Máte hotovo? Pokud jste si na začátku správně stanovila měřitelné cíle projektu, bude odpověď na tuto otázku pro Vás hračka. Čísla nelžou – podívejte se tedy na ta, která jste od projektu očekávala, a jsou-li splněna, pochvalte se. Projekt jste úspěšně zvládla a můžete se směle těšit na další.

Pokud se Vám článek líbil, neváhejte ho sdílet a napište mi do komentáře, jak se Vám v projektech daří a co nejčastěji řešíte.

Těším se na Vás

S láskou

Alexandra