Jak na úkoly aneb zařaďte automat a šetřete čas

„Čas jsou prý peníze, ale peníze se nerovnají času. Bez peněz se dá ještě vždy mnoho udělat, bez času nic.“-  Jan Neruda

Určitě všichni znáte přísloví „Neodkládej na zítřek, co můžeš udělat dnes“ ale přiznejme si, kdo opravdu po práci ještě sedne k psacímu stolu a začne připravovat materiály na ten páteční pracovní meeting, nebo který student po celém dni ve škole ještě najde náladu učit se na pololetní písemku, která je příští týden?

Většina lidí patří do skupiny, kterou já osobně nazývám „odkladači a prokrastinátoři“. Vzpomínám si, jak jsem učila kdysi na zkoušky takzvaně na poslední chvíli, a díky tomu byla neustále ve stresu. Postupem času jsem přeci jen přišla na to, že „čas jsou peníze“ a je třeba osvojit si návyky, které mi čas ušetří.

Čas nikdy nezískáte, peníze ano, zdroj www.pixabay.com

Tak jak se vyhnout tomu, že svým časem jenom plýtváme?

To Vám hned povím:

1. Naplánujte si den dopředu

Většinou máme alespoň představu o tom, co budeme následující den dělat. Doporučuji si vše sepsat do diáře, nejlépe do podoby takzvaného TO DO LISTu,  a postupně si jednotlivé body a splněné úkoly odškrtávat. Ať už se jedná o setkání s klientem nebo kávu s kamarádkou.

Možná Vás na konci dne překvapí, co vše se dá za „pouhých“ 24 hodin stihnout. Za splněný úkol se nezapomeňte odměnit. Odměňování doporučuji hlavně v případě opravdu těch nepříjemných úkolů, do kterých se Vám nechce. Odměna Vás namotivuje práci dodělat, co nejdříve a možná po čase zjistíte, že díky tomuhle malému triku zvládáte úkoly, ať už pracovní nebo ty soukromé, dodělat o dost rychleji než tomu bylo dříve.

2. Stanovte si čas věnovaný sociálním sítím

Všichni to známe. Během přípravy na jednání s klienty, nebo učení, zabrousíme „na chviličku“ na internet abychom si přečetli zprávy. Následně raději ještě zkontrolujeme Facebook a Instagram, a z pěti minut, které jsme si původně naplánovali, se stane třicet a víc. Nebojte se pro začátek zapnout časomíru pokaždé, kdy na internet zabrousíte. Možná Vás výsledek namotivuje k tomu, abyste svůj čas začali trávit efektivněji.

Víte, kdy se budete věnovat sociálním sítím?, zdroj www.pixabay.com

Doporučuji také PC aplikace jako je například Time Trek. Tato aplikace slouží nejen k počítání toho kolik času věnujete jednotlivým projektům, ale díky ikonce v podobě kávy dokáže také počítat čas, který věnujete všemu ostatnímu, jako je již zmíněný internet nebo káva s kolegy.

3. Rozdělte svou práci do intervalů a určete si krátké přestávky

Pokud pracujete na projektu, o kterém víte, že zabere několik hodin či dní, zkuste si dopředu naplánovat, kolik času denně mu budete věnovat. Stanovte si nejen intervaly, které budete věnovat samotné práci, ale také ty,  které budete věnovat přestávkám. I krátké protažení, nebo jenom cesta pro kávu a zpět Vám rozproudí krev a určitě Vás i nabije energií.

4. Dostatečně odpočívejte

Není nic horšího, než když člověka přepadne únava na přednášce, v aule nebo na dlouhém pracovním meetingu. Jako student se dokážete mezi svými „spolubojovníky“ schovat, bohužel jako vrcholový manažer tuto možnost nemáte. Pokud už několik dní jedete na plný plyn a už ani kofein nepomáhá, nebojte se vymezit si svých osm hodin určených ke spánku. Určitě se další ráno probudíte o dost svěžejší, s novým elánem a kdo ví, třeba dostanete nápad, který Vás v očích spolupracovníků nebo náročného šéfa vyzdvihne.

Pravidelný odpočinek je nutnost, zdroj www.pixabay.com

5. Pořiďte si diář nebo nástěnný kalendář

Toto je soukromý tip, který alespoň v mém případě funguje skvěle. Pořiďte si diář, na který se rádi budete koukat, aby Vám jen tak neležel někde v šuplíku, a k němu si zakupte lepící papírky v oblíbených barvách. Já osobně používám červenou, modrou a žlutou, kdy červená barva samozřejmě patří nejdůležitějším úkolům, které už nemohu dále odkládat. Modrá barva patří méně důležitým úkolům a žlutá zase věcem a akcím, které mě baví a na které se těším. Není nic lepšího, než se dívat do kalendáře, u kterého vidíte, že se i po tom nepříjemném máte pořád na co těšit. Ať už se jedná o dovolenou, festival nebo sportovní odpoledne, mně osobně pohled na takový barevný kalendář vždycky potěší.

Další tipy, které je dobré „zautomatizovat“

• nejnáročnější a pro Vás nejhorší úkoly neodkládejte, ale pokuste se je splnit co nejdříve, budou Vám zbývat už jen ty příjemnější věci k řešení
• pěstujte koníčky a hobby, které Vás baví, a díky kterým se alespoň na chvíli odreagujete
• raďte se s kolegy, nikdy nevíte, zda se zrovna ve Vašem pracovním okolí nenachází někdo, kdo má „time management“ a plnění úkolů v malíčku a může se podělit o užitečné tipy

Začněte vždy tím, čeho se nejvíc bojíte, zdroj www.pixabay.com

To je dnes vše. Doufám, že Vám tipy budou opravdu sloužit, stejně jako mně.

Pokud se vám článek líbil, sdílejte, dejte like nebo doporučte přátelům. A jestli máte soukromý tip, jak sami zvládáte šetřit svůj čas, nebojte se o něj podělit v komentáři.

Já už se těším v příštím článku.

S láskou

Alexandra